Qué debes llevarte
- Un freelance factura a pocos clientes, a menudo con retención de IRPF y por proyectos: el programa debe hacer bien esas tres cosas antes que cualquier otra.
- Pídele numeración correlativa, cálculo sobre la base, presupuesto que se convierte en factura, estado del cobro y exportación para tu gestoría.
- Sin productos ni empleados, los módulos de almacén y nóminas de un ERP solo añaden pantallas.
- Facturar no es cobrar y cobrar no es tener: el programa debe distinguir los tres momentos.
Un programa de facturación para freelance tiene que resolver un trabajo concreto: emitir facturas correctas a pocos clientes, saber cuándo se cobran y mostrar qué queda después de impuestos. No necesitas el catálogo de funciones de una empresa con almacén y plantilla; necesitas que los tres pasos que repites cada mes salgan bien y sin copiar datos entre herramientas.
Esta guía reúne qué pedirle al programa si trabajas por cuenta propia en España, qué puedes ignorar y una prueba con un proyecto real para decidir. Si tu duda es más amplia, sobre gestión de proyectos y clientes, la guía de programa de gestión para freelance cubre el ciclo completo.
Lo que una factura de freelance tiene de particular
Un freelance de servicios suele compartir tres rasgos que un programa genérico no siempre contempla:
| Rasgo | Qué implica en la factura |
|---|---|
| Clientes empresa o profesionales | Muchas facturas llevan retención de IRPF: el cliente ingresa una parte a cuenta de tu renta y te transfiere el resto |
| Trabajo por proyectos | Presupuesto antes, a veces anticipo, factura final después; los tres documentos deben enlazarse |
| Pocos clientes, importes altos | Una factura cobrada tarde cambia el mes; el estado de cobro importa tanto como el documento |
La retención es la fuente de más confusión. En una factura de 1.000 € con IVA al 21 % y retención del 15 %, el cliente paga 1.060 €, no 1.210 €. Un programa que no muestra el total a cobrar separado del total de la factura te hará buscar «impagos» que no existen. La guía de factura con IRPF explica cuándo procede.
Siete cosas que debe hacer el programa
- Numerar de forma correlativa y por series. Sin huecos, sin reutilizar números, con una serie propia para rectificativas. La guía de series y numeración explica el criterio.
- Calcular sobre la base imponible. IVA y retención se aplican sobre la base, redondeados a céntimos; el total a cobrar es base más IVA menos retención. Puedes comprobarlo con la calculadora de factura con IVA e IRPF.
- Reutilizar los datos del cliente. Nombre, NIF y domicilio guardados una vez y asociados a cada factura. Un NIF mal copiado es una rectificativa.
- Convertir un presupuesto en factura. Mismos conceptos, mismos importes, sin volver a teclear. Si trabajas con anticipos, que el anticipo tenga su factura y la final lo descuente.
- Mostrar el estado del cobro. Emitida, vencida, cobrada en parte, cobrada. Y que ese estado venga de un movimiento bancario real, no de una casilla que marcas a mano.
- Emitir conforme a VeriFactu cuando te aplique. Es la forma en que se emite la factura, no una función aparte. La guía de VeriFactu para autónomos explica qué exige el reglamento al programa.
- Exportar en CSV y PDF. Para tu gestoría y para ti. Si el programa guarda tus facturas en un formato que solo él abre, el problema aparece el día que quieras cambiar.
Lo que puedes ignorar
- Almacén y catálogo de productos. Vendes horas, entregables o proyectos; no hay existencias que controlar.
- Nóminas. Un freelance sin empleados no las necesita; si contratas, el escenario cambia y conviene revisarlo con tu gestoría.
- Multiempresa y multialmacén. Una actividad, un espacio de trabajo.
- Un CRM completo. Un listado de clientes con sus datos fiscales y sus facturas pendientes suele bastar; el seguimiento comercial puede vivir en otra parte sin duplicar datos fiscales.
Cada función que no usas es una pantalla más entre tú y la factura. Prefiere un programa que haga poco y lo deje revisar, a uno que haga mucho y esconda el origen de cada cifra.
Haz esta prueba con un proyecto real
No decidas con la demo del proveedor. Toma tu último proyecto y repítelo en el programa:
- Crea el presupuesto: 3.000 € de base más IVA, con un anticipo del 30 %.
- Emite la factura del anticipo, 900 € de base, con el mismo tratamiento de IVA y retención, y regístrala como cobrada cuando veas la transferencia.
- Emite la factura final por los 2.100 € restantes, con la retención que corresponda.
- Comprueba qué te muestra el programa: cuánto queda pendiente de cobro, cuánto IVA has repercutido entre las dos facturas y cuánto se ha retenido a cuenta de tu IRPF.
- Base imponible
- 2.100,00 €
- IVA (21 %)
- +441,00 €
- Retención IRPF (15 %)
- −315,00 €
- Resultado
- Total a cobrar: 2.226,00 €. IVA repercutido del proyecto: 630,00 € entre las dos facturas
Si al terminar no sabes responder a las tres preguntas del paso 4 sin una hoja de cálculo al lado, el programa no está hecho para tu trabajo.
Facturar no es cobrar y cobrar no es tener
Los 2.226 € de la factura final no son tuyos cuando la envías: son tuyos cuando el cliente los transfiere y la concilias con el banco. Y cuando llegan, 441 € de IVA no son ingreso: son dinero que reservas para el modelo 303. Lo que queda después de reservar impuestos y de los pagos próximos es tu dinero disponible, que no es el saldo del banco.
Un programa de facturación que se queda en el documento te deja hacer esa cuenta a mano cada mes. La guía de dinero disponible explica cómo pasar del saldo a lo que puedes gastar.
Antes de elegir el programa
Bunnatic para el freelance de servicios
En Bunnatic, un presupuesto es un Quote que, al aceptarse, se convierte en un Record de ingreso sin volver a introducir sus líneas. La factura emitida es una Generated Invoice: numerada por Bunnatic y generada desde ese Record, con su registro de facturación de VeriFactu cuando está configurado para tu actividad. El Record conserva sus Fiscal Amounts, base, IVA y retención, y el cobro se vincula después a una Bank Transaction mediante Reconciliation.
Bunnatic está pensado para el autónomo de servicios que trabaja solo en península y Baleares, con estimación directa e IVA general, sin empleados ni stock. Tu gestoría entra invitada al mismo Workspace. Puedes ver el alcance en facturación, probar el generador de presupuestos y leer cómo funciona VeriFactu en Bunnatic.
Preguntas de autónomos
¿Necesito un programa de facturación si solo emito dos facturas al mes?
Lo que necesitas es numeración correcta, datos fiscales completos, el documento guardado y saber si está cobrada. Si una plantilla te lo da, vale; el programa compensa cuando empiezas a perder el hilo entre facturas, cobros y trimestres.
¿Las facturas a clientes particulares llevan retención?
La retención la practica quien paga cuando está obligado a retener, normalmente empresas y otros profesionales. Un particular no retiene. Revisa cada caso con tu gestoría si tienes dudas.
¿Qué pasa con los clientes de fuera de España?
El tratamiento del IVA cambia según el cliente y el lugar de la operación, y algunas operaciones requieren revisión específica. Comprueba el caso con tu gestoría antes de emitir.
¿El programa debe presentar mis impuestos?
Debe darte las cifras del trimestre con origen en tus facturas y gastos para que tú o tu gestoría las reviséis. La presentación es una decisión que se toma con esa revisión hecha.