Un programa de gestión para freelance debe ayudarte a seguir el ciclo completo de cada cliente: propuesta, trabajo, factura, cobro, gasto asociado y efecto en impuestos y caja. No necesitas que gestione una empresa grande; necesitas no perder el hilo entre varios proyectos, vencimientos y obligaciones trimestrales.
La clave es separar trabajo hecho, trabajo facturado y dinero cobrado. Un proyecto terminado puede estar pendiente de facturar; una factura enviada puede estar pendiente de pago; y un cobro puede tener IVA reservado que no es dinero disponible.
El ciclo de un cliente freelance
| Etapa | Dato que conviene guardar |
|---|---|
| Propuesta | Alcance, precio, validez y anticipo |
| Entrega | Hito, fecha y cambios acordados |
| Factura | Base, IVA, retención, vencimiento y serie |
| Cobro | Fecha, importe y movimiento bancario |
| Seguimiento | Pendiente, vencido o conciliado |
Este orden evita emitir tarde, perseguir un cobro sin referencia o creer que una venta ya está disponible para gastar. Consulta presupuesto frente a proforma si el problema está antes de facturar.
Qué debe resolver la herramienta
Prueba el recorrido con un proyecto real. Crea un presupuesto de 2.000 € más IVA, registra un anticipo, emite la factura que corresponda y concilia el cobro. Después añade un gasto de producción con documento y revisa qué cambia en la reserva fiscal.
| Pregunta | Respuesta que necesitas |
|---|---|
| ¿Qué cliente debe dinero? | Facturas pendientes por vencimiento |
| ¿Qué has cobrado? | Movimientos conciliados, no promesas |
| ¿Qué te queda? | Saldo menos impuestos y pagos próximos |
| ¿Qué debes revisar? | Documentos, gastos y excepciones fiscales |
No elijas una aplicación por tener gestión de tareas si después necesitas tres herramientas para facturar, registrar gastos y saber cuánto puedes gastar.
Impuestos y caja: el punto débil del freelance
Los ingresos irregulares hacen fácil confundir un mes bueno con liquidez estable. En una factura de 1.000 € más IVA, los 210 € de IVA no son ingreso operativo. Si además tienes cuota, software y un trimestre con pagos próximos, tu caja disponible es menor que el extracto.
La guía para reservar IVA y la previsión de tesorería cubren ambos cálculos. Aquí el criterio es que el programa conecte esos datos con cada cliente y factura.
Bunnatic para el freelance que quiere ver el recorrido
Bunnatic mantiene ingresos y gastos como Records dentro de un Workspace, con Fiscal Amounts y Original Documents. Las Bank Transactions se asocian mediante Reconciliation y el Cashflow incorpora actividad realizada y eventos previstos. Así, una factura no queda aislada de su cobro o de su efecto en caja.
Consulta facturación, impuestos y tesorería para el alcance del producto.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un ERP si soy freelance?
Normalmente no. Prioriza un flujo claro de clientes, facturas, gastos, banco e impuestos antes que módulos complejos que no vas a usar.
¿Qué hago si un cliente paga tarde?
No lo cuentes como caja hasta que entre. Registra el vencimiento, reclama con evidencia y ajusta tu previsión; consulta facturas impagadas.
¿Puede la herramienta sustituir a la asesoría?
No. Ordena y hace revisable la información, pero tus obligaciones y declaraciones requieren el criterio aplicable a tu caso.