Cuando cobras una factura con IVA, ese impuesto entra en tu banco junto con el precio de tu trabajo. Pero no es ingreso disponible: lo has cobrado para liquidarlo después. Para estimar cuánto reservar, suma el IVA repercutido de tus ventas y réstale solo el IVA soportado que puedas deducir de compras vinculadas a la actividad.
La cuenta útil es esta: IVA repercutido − IVA soportado deducible = IVA aproximado a ingresar. Es una estimación para cuidar la caja, no sustituye la revisión de tu declaración ni contempla sin más regímenes especiales, inversión del sujeto pasivo o prorrata.
El error más habitual no es calcular mal un porcentaje. Es ver 1.210 € en la cuenta, tratarlo como dinero propio y descubrir en abril, julio u octubre que una parte ya tenía destino.
Empieza separando el IVA de tu facturación
En una factura ordinaria de servicios al 21 %, conviene distinguir tres cifras desde el primer día.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible de tu servicio | 1.000 € |
| IVA repercutido (21 %) | 210 € |
| Total que cobra tu cuenta | 1.210 € |
Tu venta son los 1.000 € de base. Los 210 € son IVA repercutido: tendrás que incluirlos en la liquidación del período. Tenerlos en el banco no cambia su naturaleza. Si la factura lleva retención de IRPF, esa retención afecta al cobro y al IRPF, pero no reduce el IVA de la operación.
No todas las operaciones llevan el 21 % ni todo profesional repercute IVA. Si usas un tipo distinto, una operación exenta o un régimen especial, registra el tratamiento real de cada factura. Aplicar el 21 % por costumbre puede darte una reserva equivocada.
Qué IVA de los gastos puede reducir la reserva
El IVA de una compra no se descuenta automáticamente por haber pagado algo con la tarjeta. Para que sea deducible, entre otros requisitos, debe estar relacionado con la actividad, estar documentado correctamente y registrarse en el período y libros que correspondan. Un ticket sin los datos necesarios no equivale siempre a una factura que permita deducir el IVA.
Imagina que durante el trimestre registras una suscripción profesional de 100 € más 21 € de IVA y material de trabajo de 200 € más 42 € de IVA. Si ambos gastos son deducibles y dispones de la documentación válida, tendrías 63 € de IVA soportado deducible.
| Concepto del trimestre | IVA |
|---|---|
| IVA de ventas facturadas | 210 € |
| IVA de gastos deducibles | −63 € |
| Reserva orientativa | 147 € |
No restes el IVA de gastos personales, multas, compras sin relación acreditable con tu actividad ni importes cuya deducción no esté clara. Reservar algo de más es incómodo; reservar de menos porque has dado por deducible una compra discutible suele ser peor para la tesorería.
Un ejemplo con varias facturas y gastos
Laura es diseñadora y, entre enero y marzo, emite estas facturas con IVA general:
| Factura | Base | IVA repercutido |
|---|---|---|
| Proyecto web | 2.400 € | 504 € |
| Mantenimiento | 800 € | 168 € |
| Dirección creativa | 1.500 € | 315 € |
| Total | 4.700 € | 987 € |
En ese mismo período tiene una factura de software de 60 € más 12,60 € de IVA, una de coworking de 300 € más 63 € y una compra profesional de 400 € más 84 €. Tras comprobar que las tres son deducibles, su IVA soportado asciende a 159,60 €.
Su cálculo de caja no es 987 €: 987 € − 159,60 € = 827,40 €. Esa es la cifra prudente que Laura puede separar para el IVA, antes de revisar casos particulares y de preparar el modelo 303. La base de las facturas, menos sus gastos reales y otras obligaciones, es otro cálculo distinto.
- IVA repercutido
- 987,00 €
- IVA soportado deducible
- −159,60 €
- Resultado
- Reserva estimada: 827,40 €
No esperes al cierre del trimestre para hacer la cuenta
El IVA se liquida normalmente por trimestres para muchos autónomos, pero reservarlo una vez cada tres meses deja todo el riesgo en la última semana. Una rutina sencilla es actualizarlo cuando emites una factura o recibes una factura de gasto válida:
- Registra la base y el IVA de la venta o compra.
- Adjunta y revisa el documento original del gasto.
- Actualiza una cifra de IVA repercutido, soportado y reserva estimada.
- Transfiere la reserva a una cuenta separada o, como mínimo, márcala como no gastable.
La cuenta separada no es una obligación fiscal, pero sí evita que la reserva se mezcle con el dinero de proveedores, cuota de autónomos o gasto personal. Si la mantienes en la misma cuenta, debes restarla siempre antes de decidir qué puedes gastar. La guía sobre dinero que puedes gastar sin tocar Hacienda explica esa diferencia de caja con más detalle.
Facturado, cobrado y deducible no son la misma pregunta
Hay tres momentos que conviene no confundir. Puedes haber emitido una factura, no haberla cobrado todavía y, aun así, tener que tratarla de una forma concreta en IVA según tu régimen. También puedes haber pagado una compra y no disponer aún de una factura completa para deducirla.
Por eso una reserva fiable necesita las facturas, no solo los movimientos bancarios. La conciliación entre facturas y banco sirve para detectar cobros y pagos pendientes; no convierte por sí sola un gasto en deducible ni sustituye la revisión de los datos fiscales.
Si estás en criterio de caja, tienes operaciones intracomunitarias, recargo de equivalencia, prorrata, actividad exenta u otros supuestos menos habituales, no copies este cálculo general. Revisa el tratamiento aplicable antes de usar una cifra como previsión.
Cuándo se presenta y qué pasa si el resultado sale negativo
Para quienes liquidan trimestralmente, el modelo 303 se presenta con carácter general del 1 al 20 de abril, julio y octubre; el cuarto trimestre, del 1 al 30 de enero. Si el último día es inhábil, se desplaza al siguiente hábil, como indica la AEAT en sus plazos del modelo 303. La domiciliación tiene su propio plazo anterior, así que no conviene dejar la forma de pago para el final.
Que tu IVA soportado deducible sea mayor que el repercutido no significa que ese dinero sea automáticamente reembolsable. El resultado puede quedar a compensar y la posibilidad de solicitar devolución depende del período y de tu situación. La guía del modelo 303 detalla esa revisión antes de presentar.
Cómo hacerlo sin reconstruir el trimestre desde cero
Una hoja de cálculo funciona si registras cada documento, formulas la reserva y revisas los errores. El problema aparece cuando la factura se queda en el correo, el gasto se apunta dos veces o se intenta cuadrar todo con el extracto el día 19.
Bunnatic guarda los Fiscal Amounts de cada Record de ingreso o gasto junto a su Original Document. Así puedes revisar qué facturas forman una estimación y reconciliarlas después con cada Bank Transaction, sin tratar el saldo como si fuera la liquidación. Puedes ver cómo encaja en la página de impuestos.
Preguntas frecuentes sobre cuánto IVA apartar
¿Debo apartar el 21 % de todo lo que facturo?
No necesariamente. Debes considerar el IVA que has repercutido con el tipo y tratamiento de cada operación, y después restar el IVA soportado que sea deducible. El 21 % es el tipo general, no una reserva universal.
¿Puedo gastar el IVA si sé que tendré muchos gastos?
No es prudente basarte en gastos futuros. La reserva debe partir de gastos ya registrados, documentados y realmente deducibles. Si el gasto previsto no llega o no permite deducción, el dinero seguirá haciendo falta para la liquidación.
¿El IVA de un ticket sirve para reducir lo que aparto?
Depende de que el documento y la operación cumplan los requisitos de deducción. Conserva el justificante y pide una factura completa cuando sea necesario; no presupongas que cualquier compra pagada con la tarjeta reduce el 303.
¿El IVA se calcula sobre lo cobrado en el banco?
No siempre. El banco ayuda a comprobar cobros y pagos, pero la liquidación se apoya en las facturas y en las reglas de tu régimen. Facturado y cobrado pueden tener efectos distintos.