Qué debes llevarte
- Para un autónomo de servicios, llevar la contabilidad es mantener al día los libros registro: ingresos, gastos y bienes de inversión, cada uno con su documento.
- De cada factura guarda lo mismo: fecha, número, contraparte con NIF, base, IVA y retención. Con eso salen los libros y los modelos trimestrales.
- Una rutina semanal corta evita reconstruir el trimestre; el banco conciliado te dice qué está cobrado y qué falta.
- Fácil no significa sin detalle: cada total debe poder abrirse hasta la factura que lo compone.
Contabilidad fácil para autónomos no significa contabilidad incompleta. Significa que, con pocos registros bien llevados, puedes responder en cualquier momento a cuatro preguntas: qué has facturado, qué has cobrado, qué has gastado con documento y cuánto debes reservar para impuestos. Si tus registros responden a eso, los libros y los modelos trimestrales salen de ellos.
Esta guía está pensada para el autónomo de servicios que tributa en estimación directa, con IVA general y sin empleados: un freelance, un consultor, un estudio de una persona. Explica qué te exige Hacienda, qué guardar de cada operación y una rutina semanal para no reconstruir nada en abril, julio, octubre o enero.
Qué contabilidad te exige Hacienda como autónomo
La obligación depende de tu régimen y de si tu actividad es profesional o empresarial. Para la mayoría de los autónomos de servicios, la respuesta son libros registro, no una contabilidad de partida doble.
| Situación | Qué debes llevar |
|---|---|
| Profesional en estimación directa (normal o simplificada) | Libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos |
| Empresario en estimación directa simplificada | Libros registro de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión |
| Empresario en estimación directa normal con actividad mercantil | Contabilidad ajustada al Código de Comercio |
| Cualquiera de los anteriores con IVA | Libros registro de facturas expedidas, facturas recibidas y bienes de inversión |
La AEAT publica las obligaciones contables y registrales de los profesionales en estimación directa. Si no tienes claro en qué fila estás, es la primera pregunta para tu gestoría: cambia qué libros llevas, no solo cómo los llevas.
Los libros de IRPF y los de IVA se nutren de las mismas facturas. En la práctica, un registro de ingresos y uno de gastos bien hechos, con los datos fiscales de cada documento, permiten obtener ambos.
Los tres registros que sostienen todo lo demás
- Ingresos. Cada factura emitida, con su cobro cuando llegue. De aquí salen el IVA repercutido, el rendimiento de tu actividad y la lista de lo que te deben.
- Gastos. Cada factura o recibo de lo que pagas por la actividad, con su documento. De aquí salen el IVA soportado que puedes revisar y los gastos que reducen el rendimiento.
- Bienes de inversión. Lo que compras para usar durante años, como un ordenador o un equipo, se registra aparte y se deduce por amortización, no de golpe.
Todo lo demás, libros de IVA, modelos 303 y 130, resumen del trimestre o cuenta de resultados, es una vista de estos tres registros. Si están al día, lo demás se calcula; si no, se reconstruye.
Qué datos guardar de cada ingreso y gasto
Guarda siempre los mismos campos. Son los que exigen los libros y los que necesita cualquier cálculo posterior.
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Fecha de la factura | Decide en qué trimestre y en qué libro va |
| Número y serie | Identifica el documento y mantiene la correlación |
| Contraparte y NIF | Sin NIF, el gasto o el ingreso no se identifica ante Hacienda |
| Base imponible | Es el importe sobre el que se calculan IVA y retención |
| Tipo y cuota de IVA | Repercutido en ingresos, soportado en gastos |
| Retención de IRPF, si la hay | Pago a cuenta que recuperas en la renta |
| Documento original | La factura o el recibo tal como lo recibiste o lo emitiste |
| Estado de cobro o pago | Lo que distingue facturar de tener el dinero |
Conserva las facturas. La normativa tributaria fija un plazo general de prescripción de cuatro años, y el Código de Comercio exige a los empresarios conservar la documentación durante seis años. Confirma con tu gestoría cuál te aplica y guarda el documento original, no una captura recortada.
La rutina semanal que evita el trimestre a ciegas
Una contabilidad fácil es la que no se acumula. Una sesión corta a la semana basta para una actividad de servicios con pocas facturas; el trimestre entero en una tarde es lo que la hace difícil.
- Registra las facturas emitidas de la semana, con su vencimiento.
- Registra los gastos con documento. Si el documento falta, anótalo como pendiente.
- Concilia los movimientos del banco: qué facturas se han cobrado, qué gastos se han pagado. La guía de conciliación bancaria describe el método.
- Revisa la lista de pendientes: facturas sin cobrar, gastos sin documento, movimientos sin explicar.
- Mira la cifra provisional del trimestre: IVA repercutido menos soportado revisado, y lo retenido a cuenta.
- Base de ingresos facturados
- 9.000,00 €
- IVA repercutido (21 %)
- 1.890,00 €
- Base de gastos con factura
- 1.800,00 €
- IVA soportado revisado (21 %)
- −378,00 €
- Retenciones soportadas (15 %)
- 1.350,00 € a cuenta del IRPF
- Resultado
- IVA a ingresar provisional: 1.512,00 €, pendiente de revisar cada gasto
Es una cifra provisional: cada gasto debe cumplir los requisitos para deducir su IVA, y el modelo 130 tiene su propio cálculo acumulado. Las guías del modelo 303 y del modelo 130 explican qué revisar antes de presentar.
Lo que no necesitas (todavía)
- Un plan contable completo y asientos manuales, si estás en las filas de libros registro. Los libros se obtienen de las facturas; no hace falta contabilizar cada una dos veces.
- Un ERP con módulos que no usas. Si vendes servicios sin empleados ni almacén, cada módulo de más es una pantalla donde perderte.
- Una hoja de cálculo paralela para saber qué te deben. Si tu registro de ingresos tiene vencimiento y estado de cobro, la lista de pendientes ya existe.
Lo que sí necesitas es constancia en los datos y el documento guardado junto al registro. La guía sobre software de contabilidad sencillo propone cinco tareas para comprobar si una herramienta lo consigue.
Banco, contabilidad e impuestos: tres vistas de los mismos datos
El banco dice cuánto dinero entró y salió. La contabilidad dice qué facturaste y qué gastaste, con fecha de factura. Los impuestos toman la contabilidad y aplican sus reglas. Si una factura está registrada pero no cobrada, el IVA se declara igual y la caja no la tiene: por eso el saldo del banco no es tu dinero disponible.
Conciliar une las dos primeras vistas. La guía de dinero disponible explica cómo pasar del saldo a lo que puedes gastar una vez reservados impuestos y pagos próximos.
Cuándo entra la gestoría
La gestoría no sustituye tus registros: los revisa y presenta con ellos. Si llega al trimestre con tus ingresos, gastos y documentos ordenados, dedica su tiempo a lo que requiere criterio: un gasto dudoso, una operación fuera de lo habitual, una decisión sobre amortización. Si llega a una carpeta de PDF, dedica su tiempo a reconstruir lo que ya sabías.
La guía de revisión del trimestre con la gestoría describe qué preparar y qué preguntar.
Tu contabilidad está al día si
Cómo lo hace Bunnatic
Bunnatic guarda ingresos, gastos y préstamos como Records en un único Records Ledger. Cada Record conserva sus Fiscal Amounts, base, IVA y retención, y su Original Document. Los libros de registro y la cuenta de resultados se obtienen de esos mismos Records, sin una segunda introducción manual, y cada total se abre hasta la factura que lo compone.
Los movimientos del banco se vinculan a los Records mediante Reconciliation, y la preparación de los modelos 303 y 130 parte de los mismos datos. Tu gestoría entra invitada al Workspace con el acceso acordado y exporta en CSV o PDF lo que necesite. Puedes ver el alcance en contabilidad y gastos y documentos.
Preguntas de autónomos
¿Necesito saber contabilidad para llevar mis cuentas como autónomo?
Si tu obligación son los libros registro, necesitas registrar bien cada factura, no dominar la partida doble. Lo que sí necesitas es constancia y guardar cada documento.
¿Puedo llevar la contabilidad en una hoja de cálculo?
Puedes, mientras cada fila tenga los datos fiscales completos y el documento localizable. El problema aparece al conciliar el banco y al revisar con la gestoría: ahí la hoja se duplica y se desactualiza.
¿Qué pasa si pierdo una factura de un gasto?
Pide un duplicado al proveedor. Sin factura, el gasto queda sin documentar y su IVA no debería incluirse como deducible; revisa el caso con tu gestoría antes de cerrar el trimestre.
¿Cada cuánto debo actualizar los registros?
Cada semana es un ritmo que no se acumula. El mínimo es antes de cada trimestre, pero entonces ya estás reconstruyendo en lugar de registrando.
