Qué debes llevarte
- La conciliación de pagos comprueba, pago a pago, que cada salida y cada entrada de dinero tiene su documento y queda registrada una sola vez.
- Un abono de una plataforma agrupa varias ventas y descuenta su comisión: concilia las facturas que cubre y registra la comisión como gasto aparte.
- Un pago parcial deja pendiente la diferencia; un pago duplicado no se esconde, se devuelve o se compensa con constancia.
- Un cargo sin factura es un pago sin documento: queda visible hasta que llegue, y no se da por deducible mientras tanto.
La conciliación de pagos consiste en comprobar, uno por uno, que cada pago que haces y cada cobro que recibes corresponde a un documento concreto y queda registrado una sola vez. Es la parte de la conciliación bancaria que mira cada movimiento de cerca: qué factura lo explica, si la cubre entera o en parte, y qué comisión o retención se ha quedado por el camino.
El término viene del comercio electrónico y de las pasarelas de pago, donde una liquidación agrupa decenas de ventas. Pero un autónomo de servicios tiene el mismo problema a menor escala: cobra por transferencia, Bizum, tarjeta o una plataforma; paga suscripciones, cuotas y proveedores; y necesita saber qué queda pendiente sin repasar el extracto cada vez.
Conciliación de pagos y conciliación bancaria: la diferencia útil
Conciliar el banco es explicar todos los movimientos de la cuenta en un periodo. Conciliar pagos es resolver cada movimiento: encontrar su documento, decidir si lo cubre y registrar lo que falta. Una no sustituye a la otra; la segunda es el trabajo que hace posible la primera.
| Pregunta | Conciliación bancaria | Conciliación de pagos |
|---|---|---|
| Alcance | Toda la cuenta en un periodo | Un pago o cobro concreto |
| Resultado | Ningún movimiento sin explicar | Cada documento con su estado: pendiente, parcial, pagado |
| Dificultad típica | Volumen y movimientos personales mezclados | Comisiones, pagos agrupados y pagos sin factura |
| Guía | Conciliación bancaria para autónomos | Esta guía |
Si tienes pocos movimientos y todos son transferencias con referencia, las dos cosas se hacen a la vez. Las plataformas, las suscripciones y los pagos parciales son los que separan las dos tareas.
Los pagos que haces: proveedores, suscripciones y cuotas
La mayoría de los pagos de un autónomo de servicios son recurrentes. Reconocerlos rápido deja tiempo para los que cambian.
| Tipo de pago | Documento que lo respalda | Error habitual |
|---|---|---|
| Proveedor o colaborador | Su factura, con NIF, base e IVA | Darlo por deducible por el cargo, sin la factura |
| Suscripción de software | Factura mensual o anual de la plataforma | Olvidar descargarla; el cargo en tarjeta no basta |
| Cuota de autónomos | Recibo de la Seguridad Social | Registrarla como si llevara IVA |
| Cuota de préstamo | Cuadro de amortización | Contarla entera como gasto; solo los intereses lo son |
| Alquiler de espacio | Factura o recibo del arrendador, con retención si procede | Perder el documento que acredita la retención |
| Comisión bancaria | Liquidación del banco | Dejarla sin registrar como gasto |
Un cargo que reconoces pero cuyo documento no tienes no está conciliado: está identificado. Son estados distintos, y conviene que tu registro los distinga. La guía de gastos deducibles explica qué debe conservar cada gasto.
Los cobros que recibes: transferencia, Bizum, tarjeta y plataformas
Una transferencia con el número de factura en el concepto se concilia en segundos. El resto de formas de cobro añaden pasos:
- Bizum. Llega con el nombre del pagador y, a veces, sin concepto. Comprueba que ese nombre es tu cliente y qué factura está pendiente con ese importe.
- Tarjeta o TPV. El banco o la pasarela abona el importe neto de comisión, a menudo agrupando varias operaciones del día.
- Plataformas y marketplaces. Liquidan por periodos, agrupan varias ventas y descuentan su comisión. La plataforma emite su propia factura por esa comisión.
Con una plataforma, el movimiento del banco no coincide con ninguna factura tuya. Necesitas la liquidación de la plataforma para saber qué ventas incluye:
- Factura 1
- 1.210,00 €
- Factura 2
- 605,00 €
- Factura 3
- 605,00 €
- Total facturado
- 2.420,00 €
- Comisión de la plataforma (3 %)
- −72,60 €
- Abono recibido en el banco
- 2.347,40 €
- Resultado
- Tres facturas cobradas y un gasto de comisión de 72,60 € con la factura de la plataforma
Lo que no debes hacer es registrar un ingreso de 2.347,40 € «para que cuadre». Perderías la relación entre las tres facturas y su cobro, y declararías menos IVA repercutido del que has facturado. Cómo se reparte ese abono entre las facturas depende de tu herramienta; comprueba sus límites antes de dar la relación por hecha.
Pagos parciales, anticipos y pagos duplicados
- Pago parcial. Registra lo recibido contra la factura y conserva visible lo pendiente. Una factura de 1.210 € con 500 € cobrados sigue teniendo 710 € por cobrar; la guía de facturas impagadas explica cómo seguir el resto.
- Anticipo. Si cobras antes de emitir la factura final, el anticipo necesita su propio documento. Un cobro sin factura que lo respalde queda sin explicar aunque sepas de qué proyecto viene. La guía de presupuesto, proforma y factura ordena los documentos.
- Pago duplicado. Un cliente paga dos veces la misma factura. No lo escondas en un ingreso extra: anota el duplicado, acuerda con el cliente devolución o compensación con la siguiente factura, y deja constancia de lo acordado.
- Pago de más por error. Igual que el duplicado: identifica la causa, no fuerces la coincidencia con otra factura.
Qué hacer con un pago sin factura
Déjalo visible como pagado sin documento, con una nota de a quién corresponde y qué has pedido. Pide la factura al proveedor o descárgala del panel de la plataforma. Si no llega, revisa con tu gestoría qué tratamiento corresponde antes de cerrar el trimestre.
Lo que no conviene es borrarlo, enlazarlo a otro gasto para que desaparezca, o darlo por deducible porque el cargo existe. La AEAT exige factura y otros requisitos para deducir el IVA soportado; el movimiento bancario solo acredita el pago.
Una rutina semanal de conciliación de pagos
- Importa o revisa los movimientos nuevos de la semana.
- Reconoce primero los recurrentes: cuota, préstamo, suscripciones, alquiler.
- Concilia los cobros con referencia clara y marca las facturas cobradas.
- Abre las liquidaciones de plataformas y tarjeta; identifica las facturas que cubren y registra sus comisiones.
- Registra cobros parciales y deja visible lo pendiente.
- Anota qué documentos faltan y pídelos.
- Repasa la lista de facturas pendientes de cobro con sus vencimientos.
Un pago está conciliado cuando
Cómo encaja Bunnatic
En Bunnatic, la Reconciliation vincula cada Bank Transaction con un máximo de un Record. Un Record puede tener varias transacciones vinculadas, que es como se representan los pagos parciales y los anticipos: un ingreso queda cobrado cuando sus movimientos cubren el importe pendiente, y un gasto queda pagado con la misma regla. Cuando un abono agrupa varias facturas, comprueba cómo resolver tu caso respetando ese límite antes de confirmar.
Con tu autorización, Bunnatic importa los movimientos del banco y busca facturas o gastos compatibles; revisas cada propuesta con su evidencia antes de confirmar la relación. El Cashflow cuenta cada cobro una sola vez, y el Disponible Real descuenta lo reservado para impuestos y los pagos próximos: no es el saldo del banco. Puedes ver el recorrido en conciliación bancaria y tesorería.
Preguntas de autónomos
¿La conciliación de pagos es solo para tiendas online?
No. Cualquier autónomo que cobre por Bizum, tarjeta o plataforma, o que pague suscripciones y cuotas, necesita resolver pago a pago qué documento explica cada movimiento.
¿Cómo registro la comisión que descuenta una plataforma?
Como un gasto propio, con la factura que emite la plataforma por sus comisiones. La factura de tu venta no cambia: sigue siendo por el importe completo.
¿Qué hago si una liquidación agrupa facturas de dos trimestres?
El IVA de cada venta sigue a su factura; la caja sigue a la fecha del abono. Concilia cada factura con la parte del abono que la cubre y conserva la liquidación como evidencia.
¿Puedo dar por pagado un gasto sin la factura si tengo el cargo?
Puedes registrar que está pagado, pero no que está documentado. Mantenlo visible como pendiente de factura y no lo incluyas en tu IVA deducible hasta tenerla.
